『エバーノート』アイディアやプロジェクトの管理・共有に便利(紙媒体の保管にも)

『エバーノート』アイディアやプロジェクトの管理・共有に便利(紙媒体の保管にも)

 

ヤナケン

こんにちは!

柳井です。

「アイディアやプロジェクト、マニュアルをもっと効率よく管理・共有したい」

もしそんなことを考えているなら、Evernote(エバーノート)の導入をオススメします。

エバーノートとは、いわゆるウェブ上でデータを共有するクラウドストレージというやつです。

 

今回はエバーノートの特徴と活用方法を解説していきます。


Evernote(エバーノート)について

Evernote

エバーノートはクラウドストレージと呼ばれるもので、ネット上にデータを保管するサービスです。

保管したデータは半永久的に保管され、あとで他の人と共有することもできます。

 

アイディアやプロジェクトの進捗、ToDoリスト、マニュアルなど、文章関連のデータ管理・共有に非常に利便性の高いソフトの1つです。

≫エバーノート

エバーノートのメリット

エバーノートのメリットは以下4つです。

  • 共有作業の効率化
  • 紙媒体の保管に便利
  • 驚異の検索機能
  • 無料でも十分なスペック

 

 

それでは次項からエバーノートのメリットと活用方法について解説していきます。


エバーノートのメリットと活用方法

1. 共有作業の効率化

たとえばプロジェクトの進捗やToDoリストをスタッフ間で共有したい場合、スタッフ全員でエバーノートをインストールしておけば共有が楽になります。

 

共有した文章を誰かが更新すれば、エバーノート側ににも更新内容が自動的に同期されます。

更新は各自に通知されるので、わざわざメールで進捗を知らせる手間がかかりません。

【参考】データ共有の参考例

私の場合、共有用のEvernoteアカウトを1つ立ち上げ、それを共有したい人達全員で共有しております。

誰かが文章を書いたり資料を追加すればすぐに本体に反映されるため、共有がめちゃくちゃスムーズですよ!

2. 紙媒体の保管に便利

別売りのスキャンスナップを使えばマニュアルや資料、名刺をエバーノートに取り込めるようになり、利便性が向上します。

ScanSnap Evernote Edition

≫スキャンスナップの詳細

 

スキャンスナップの驚異の機能について、コチラの動画をご覧ください↓↓↓

 

動画の中にも出てきますが、複数のページでも一気にスキャンができ、自動で両面の判別をしながら取り込んでくれます。

 

例えば50ページを超える両面の資料でも、台に載っけてスタートボタンを押すだけで、あっという間に取り込まれていきます。

さらに色んなサイズの書類を同時にスキャンすることも可能で、いちいち入れ替えるという必要もありません。

取り込まれたデータは同期されるため、あとで全員で共有して閲覧することが可能になります。

 

1度スキャンしてしまえばデータとして半永久に保存されるため、スキャン後は溜まりがちな紙媒体をどんどん捨てて整理しちゃいましょう。


ただスキャンスナップは別途で買う必要があり、価格はAmazonだと76,800円と少々高めです。

»Amazonでスキャンスナップを見る

 

TIPS

高いけど十分なコスパ

少々値は張りますが、私もスキャンスナップを買い経理の帳票からマニュアル、名刺までガンガンスキャンしております。

書類が貯まらないのって本当いいですよ!

【補足】無料のスキャンツールSCANNABLE(スキャンナブル)

エバーノートの無料スキャンツールなら、モバイルアプリでSCANNABL(スキャンナブル)というものもあります。

 

SCANNABLE スキャンナブル

≫SCANNABLE(スキャンナブル)

 

このアプリでもエバーノートに紙媒体をスキャン取り込みすることができます。

スキャンナブルも無料とは思えないほど高機能で便利なんですが、ページ数が多いものだと一枚一枚撮影しなくてはならないので、少々手間がかかります。

3. 驚異の検索機能

Evernoteには驚きの検索機能が備わっております!

 

エバーノートにどんどんアイディアを書き溜め、紙媒体を取り込んでいくと、あとで探すのが大変そうですよね。

そんな時にエバーノートの検索機能を使えば、テキストデータだけでなく紙媒体に印刷された文章まで検索できます。

保管しているデータ量が膨大になっても、この検索機能を使えば見たいと思った資料をすぐに見つけ出せますよ!

4. 無料でも十分なスペック

エバーノートには無料と有料アカウントがありますが、無料でも十分なスペックです。

※無料・有料アカウントの詳細

 

私は有料を使ってますが、有料でも年額にして3,100円なので高いものではありません。

ちなみに個人的な印象として、よほどのヘビーユーザー出ない限り無償で十分かなと。

 

最後に、グーグルドライブとの併用がオススメ

いかがでしたでしょうか??

プロジェクトを管理をしている方、書類を大量に保管されている方は、作業効率化のためにぜひエバーノートの導入を検討してみてくださいね!

 

ちなみに、エバーノートとあわせてグーグルドライブも導入しておくと利便性がさらに広がります。

≫グーグルドライブ

 

使い分けとして、

文章や書類の共有 ➡ エバーノート

画像やファイル共有 ➡ グーグルドライブ

といった感じがオススメです。


 

ご拝読ありがとうございました。

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ヤナケン

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