今日から活かせるメール効率化の5つのポイント【フォルダ分けのコツ、フィルタ整理術など】

今日から活かせるメール効率化の5つのポイント【フォルダ分けのコツ、フィルタ整理術など】

 

ヤナケン

こんにちは!

柳井です。

 

普段からメールを使っていると、返信や迷惑メールの分類など結構面倒ですよね…

よく使うツールだからこそ、できるだけ効率よくしておきたいものです。

 

今回は私が実際に取り入れている、メール効率化の5つのポイントについて解説していきます。


今日から活かせるメール効率化の5つのポイント

メール効率化の5つのポイントはどれも今日から取り組める簡単なものなので、ぜひ日々のメール業務に取り入れてみてください。

Point1 連絡先ごとにフォルダを分類

日々、メールを使っていると大切なメールに混じって、迷惑メールやら広告メールやら山のように飛んできます。

放置しておくと大切なメールが埋もれてしまい、見落としてしまう可能性があります。

大切なメールを見落とさないように、受信箱内に連絡先ごとのフォルダを作り、メールを分類できるようにしておきましょう。

フォルダ分けの具体例

受信メールを見つけやすくしておきたいなら、“A社用フォルダ”、“Bさん用フォルダ”、“C店用フォルダ”、“迷惑メール”と細かく分けておくと後で便利です。

メール分類①

 

そこまで連絡先が多くなく細かいフォルダ分けが面倒な場合は、大切なメールをひとくくりにしてもよいかと思います。

 

メールソフトごとのフォルダ分類方法については、下記サイトに詳細が掲載されておりますので参考にしてみてください。

≫ソフトごとのフォルダ分類とフィルタ設定の方法(迷惑メール対策センター)

Point2 フィルタによる自動振り分け

せっかくフォルダを作って分類しても、一つ一つのメールを手動で振り分けていたのでは時間がかかってしまいます。

そこでメールソフトのフィルタ機能を使いましょう。

フィルタ機能とは自動的にメールをフォルダに振り分けてくれる機能で、メールアドレスごとにフィルタ設定をしておけば分類作業を自動化させることができます。

 

フィルタ機能はほとんどのメールソフトに搭載されていて、簡単な設定で使うことができます。

たとえば私の場合、メールソフトはThunderbirt(サンダーバード)を使っていますが、設定画面は以下のような感じです。

フィルタ設定画面

自由度の高い振り分け設定ができるので、自分のスタイルに合わせてフィルタをかけることができます。

 

メールソフトごとのフィルタ設定方法については、下記サイトに詳細が掲載されておりますので参考にしてみてください。

≫ソフトごとのフォルダ分類とフィルタ設定の方法(迷惑メール対策センター)

 

 

 

TIPS

ゴミメール(スパム・迷惑メール)は1つのフォルダにまとめよう!

うざいゴミメールは極力自動分類して、定期的に削除しちゃいましょう。

①ゴミメール専用の迷惑フォルダとフィルタを1つずつ作る

②ゴミメールのアドレスをフィルタにすべて登録

③自動的に迷惑フォルダに振り分けられる

 

Point3 大切なクライアントは専用のアカウントで受信する

頻繁にメールのやり取りをするような大切なクライアントがいる場合、クライアント専用アカウントでメールを受信するのがオススメです。

専用のアカウントを登録しておけば、大切なクライアントのメールを他のメールと完全に分離させることができるので見落としがなくなります。

 

たとえばA社専用のアドレスinfo-asha@sample.comを取得して、メールソフトにアカウントを登録しておくイメージです。

(フォルダ分類は1つの箱を区画分けしていきますが、専用アカウントは箱そのものを増やしてしまうイメージです)

メール分類③

Point4 一度読んだら、すぐに返信する

メール 返信

私もなんですが返信が必要なメールを後回しにして貯めてしまうことがあります。

こうなると返信がおっくうになり遅くなるばかりか、返信するために再度メールを見直す必要があるので2度手間になります。

 

メール返信の後回しが習慣になっている人は、

“一度読んだメールは、内容を把握しているうちにすぐに返信する”

これを心がけ、メール効率を改善していきましょう。

 

 

TIPS

内容的にすぐに返信が難しい場合

内容的にすぐに返信が難しい場合でも「少し時間をください」と返信しておけば、相手は「ちゃんと読んでくれたんだ」と感じて安心してくれます。

些細な心遣いですが、こうした積み重ねがあなたへの信頼へとつながります。

 

Point5 定期的にメンテナンスする

掃除 メンテナンス

細かくフォルダ分けをして整理しても、使っていればどうしてもメールは乱雑になってしまうもの。

たとえば週1とか月1でもよいので、定期的に受信箱を見直しフォルダの再分類やゴミメールの削除をしていきましょう。

普段から受信箱を掃除して衛生的にしておくと、メールに時間を取られることがなくなり作業効率があがります。

 

最後に

メールは今やビジネスには欠かせないツール。

毎日、使うものだからこそきちっと整理して、余計な作業を減らすようにしましょう。


ご拝読ありがとうございました。

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